Accord de sous-traitance des données

1. Instructions

NetFit traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, notamment pour fournir les fonctionnalités souscrites et assurer l'hébergement, la sécurité, le support et les opérations nécessaires à l'exécution du contrat. Si NetFit estime qu'une instruction constitue une violation manifeste de la réglementation applicable, il en informe le Client et peut suspendre son exécution dans l'attente d'instructions conformes.

2. Nature, finalités et durée du traitement

Les traitements comprennent la collecte via l'interface du Client, l'hébergement, la consultation par les utilisateurs habilités, la modification, la sauvegarde, la suppression et la journalisation, ainsi que l'envoi de messages (WhatsApp, SMS, e-mail, notifications). Les finalités sont la gestion des membres et abonnements, le contrôle d'accès, le suivi des paiements et des passages, la facturation, les notifications, et, pour un coach, la gestion de ses clients, programmes, objectifs et rendez-vous ; ainsi que, à la demande des utilisateurs, les réponses des assistants IA.

Le traitement dure le temps du contrat. À la fin d'un abonnement, les données restent consultables par le Client jusqu'à sa demande de suppression, traitée selon l'article 11, sous réserve des obligations légales de conservation, notamment comptables.

3. Catégories de données et personnes concernées

Données traitées : identité, coordonnées, photo facultative, informations d'abonnement, historique de paiement et de passage (check-in), programmes, objectifs, rendez-vous et notes d'un coach, contenu des messages envoyés par la plateforme, identifiants techniques et journaux nécessaires à la sécurité.

Personnes concernées : adhérents et prospects du Client, clients personnels d'un coach, membres de l'équipe du Client et, lorsque le Client le décide, mineurs inscrits sous sa responsabilité.

Le Client s'engage à ne pas introduire de données de santé ou d'autres données particulièrement sensibles dans des champs non prévus à cet effet ; NetFit ne demande pas ce type de donnée dans le périmètre actuel du service.

4. Confidentialité

NetFit veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité appropriée et n'accèdent qu'aux données nécessaires à leurs fonctions.

5. Sécurité

• Chiffrement des communications.
• Hachage des mots de passe.
• Contrôle d'accès par rôle.
• Séparation logique des données entre salles clientes.
• Journalisation des accès et des événements de sécurité pertinents.
• Mesures de sauvegarde et de restauration adaptées au service.
• Procédures internes de gestion des incidents.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise NetFit à recourir aux sous-traitants techniques nécessaires au service : OVH (hébergement), Resend (e-mails), Africa's Talking (SMS), WhatsApp (messages WhatsApp), PayDunya (paiement des abonnements NetFit), Cloudinary (hébergement et diffusion des images : logos, photos de membres et de coachs), Sentry (détection des erreurs techniques) et, lorsque les assistants IA sont utilisés, Anthropic, OpenAI et Google (Gemini), qui ne reçoivent des copilotes que des données agrégées, jamais le nom ni une donnée individuelle d'un membre ou d'un client. NetFit demeure responsable, vis-à-vis du Client, du respect par ces sous-traitants des obligations applicables à la protection des données, et l'informe de tout changement de sous-traitant lorsque la réglementation l'exige.

7. Assistance et droits des personnes

Compte tenu de la nature du traitement, NetFit assiste raisonnablement le Client pour répondre aux demandes d'accès, de rectification, de suppression ou d'opposition de ses membres, lorsque ces demandes concernent des données hébergées dans NetFit. Le Client reste le point de contact principal de ses membres pour l'exercice de ces droits.

8. Violation de données

NetFit informe le Client sans délai indu après avoir pris connaissance d'une violation de données personnelles affectant les données traitées pour son compte, en précisant, dans la mesure disponible, la nature de l'incident, les catégories de données concernées et les mesures prises ou envisagées.

9. Transferts internationaux

L'hébergement des données (OVH) peut impliquer un traitement hors du Sénégal, notamment en France ou en Europe. Le suivi des erreurs (Sentry) est hébergé dans l'Union européenne, en Allemagne. Plusieurs sous-traitants sont des sociétés américaines (Resend, Cloudinary, Anthropic, OpenAI, Google, ainsi que Meta pour WhatsApp), ce qui peut impliquer un traitement aux États-Unis ; Africa's Talking est une société kényane. NetFit sélectionne ses prestataires en tenant compte de garanties de sécurité reconnues pour ce type de transfert.

10. Audits

NetFit met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations de sous-traitant. Tout audit doit être raisonnable, proportionné, réalisé avec un préavis, et ne pas compromettre la sécurité ou la confidentialité des autres Clients.

11. Fin du traitement

À la demande du Client, NetFit lui fournit une copie de ses données, puis programme leur suppression avec un délai de grâce de 30 jours, à l'issue duquel les données personnelles sont anonymisées. Les données nécessaires à une obligation légale de conservation (notamment comptable : paiements, factures, passages, journaux d'audit) sont conservées sous forme anonymisée pendant la durée requise.

12. Priorité

En cas de contradiction entre le présent accord et les CGV sur une question relative exclusivement à la protection des données personnelles, le présent accord prévaut.

13. Responsabilités du Client

• Déterminer les finalités et bases juridiques de ses propres traitements.
• Informer ses membres conformément aux règles applicables.
• Veiller à l'exactitude des données saisies dans NetFit.
• Définir et contrôler les habilitations de son personnel.
• Ne pas utiliser NetFit pour une finalité illicite ou non prévue par le service.

14. Contact

Pour toute question relative au présent accord : contact@netfitsn.com.